Implantado há cerca de um ano pela Empresa Municipal de Água e Saneamento (EMASA), a ferramenta de gestão “1Doc” já demonstra sua eficiência. O software que estabelece uma comunicação mais efetiva agilizando o trâmite de documentos internos e externos, também contribui com as ações de sustentabilidade e economia da Autarquia, reduzindo mais de 150 mil impressões neste período.
Um dos benefícios com o uso do sistema, foi relacionado às ações de sustentabilidade feitas pela Autarquia, já que a impressão de papéis reduziu significativamente. Desde a sua implantação foram tramitados de forma online cerca de 12.065 processos, com 43.130 anexos e 50.548 despachos. Se calcularmos a média de duas folhas por processos/ anexos e uma por despacho, aproximadamente 160.938 mil impressões foram deixadas de fazer neste período, o equivalente a 13.411 mil por mês. Foram enviados ainda via 1Doc, 68.778 e-mails e 6.819 SMS.
Além dessa economia, outra vantagem é que a ferramenta permite a integração dos processos de comunicação interna, atendimento ao cidadão (ouvidoria e protocolo) e gestão documental. Desta maneira, reduziu o extravio de documentação, os ruídos e tempo de tramitação. “Percebemos que o sistema faz a informação chegar com segurança até o destinatário, seja de comunicação interna ou externa, possibilitando ainda consultar quem já leu o documento garantindo a ciência das informações”, explica o gerente de Apoio Administrativo, Luis Henrique Gewehr Cardoso.
Antes do “1Doc”, centenas de documentos eram tramitados entre as unidades (sede, ETE, ETA e ERAB), causando demora na conclusão das tarefas e gasto de combustível. “Processos que antes levavam 3 ou 4 dias para serem finalizados, com o auxílio do 1Doc são concluídos em uma hora”, relata a assistente Administrativa do setor Financeiro, Celina Uliana.
O “1Doc” pode ser utilizado ainda pelo consumidor. Muitos processos que antes exigiam o deslocamento até o balcão de atendimento, podem ser realizados online, com nove opções via protocolo eletrônico para fornecedores e consumidores, entre eles: pedidos de Viabilidade e/ou Análise de Projetos; declarações para o Instituto do Meio Ambiente (IMA) ou Prefeitura; Defesa/Recurso e outros requerimentos do Programa Se Liga na Rede; envio da Declaração de Regularidade Sanitária; e de Nota Fiscal. Desta forma, o solicitante consegue acompanhar o trâmite, interagir, incluir documentos ou informações solicitadas para análise e ainda, agendar vistoria. É possível cadastrar o número do celular ou e-mail, e receber notificação cada vez que o processo sofrer movimentação.
A implantação do sistema faz parte do processo de modernização administrativa iniciado em julho de 2018, para uma gestão mais eficiente do serviço público municipal. “Sem dúvida o uso do sistema para os processos internos garantiu agilidade na tramitação de documentos entre os setores, segurança nos protocolos e mais eficiência no serviço público. Além de trazer economia e contribuir com as ações de sustentabilidade e acreditamos que diminua ainda mais a quantidade de impressões, pois a tendência é que outros serviços possam substituir o trâmite físico pelo eletrônico”, disse o diretor Geral da Emasa, Douglas Costa Beber.