A ferramenta de gestão “1Doc”, implantada pela Empresa Municipal de Água e Saneamento (Emasa) há nove meses, além de ter melhorado de forma significativa o trâmite dos processos internos e externos, contribui com as ações de sustentabilidade e economia da Autarquia. A implantação do software faz parte do processo de modernização administrativa iniciado em julho de 2018, para uma gestão mais eficiente do serviço público municipal.
O sistema, também adotado recentemente pela Ouvidoria da Prefeitura de Balneário Camboriú e já usado por outros órgãos públicos em Santa Catarina, permite que os servidores façam o encaminhamento de processos de forma ágil, já que funciona em tempo real. Além disso, facilitou o rastreio dos processos, com a redução de ruídos e tempo de tramitação, evitando ainda, o extravio de documentação.
O uso do software, também contribuiu com as ações de sustentabilidade realizadas pela Autarquia, já que reduziu significativamente a impressão de papéis, trazendo ainda economia. Desde a implantação do “1 Doc”, já foram tramitados de forma online cerca de 9.535 processos, com 27.633 anexos e 37.662 despachos. Se calcularmos a média de duas folhas por processos/ anexos e uma por despachos, aproximadamente 112 mil impressões foram deixadas de fazer neste período, o equivalente a 12.400 por mês. Como antes da implantação eram feitas cerca de 15 mil impressões mensal, trouxe uma redução de 80% no uso de papel.
“Sem dúvida o uso desse sistema para os processos internos entre os setores, garantiu agilidade na tramitação de documentos, segurança nos protocolos e mais eficiência no serviço público. Além de trazer economia e contribuir com as ações de sustentabilidade da Autarquia, acreditamos que diminua ainda mais a quantidade de impressões, pois a tendência é que mais serviços possam substituir o trâmite físico pelo eletrônico”, disse o diretor Geral da Emasa, Douglas Costa Beber.
Além de ser uma ferramenta de gestão interna, o “1Doc” pode ser utilizado pelo consumidor, trazendo mais facilidade no atendimento. Processos que antes eram feitos pessoalmente e pela quantidade de papéis geravam custos tanto para o usuário, quanto para a Autarquia, agora são todos feitos pela internet. Atualmente, são nove opções via protocolo eletrônico para fornecedores e consumidores, entre eles: pedidos de Viabilidade e/ou Análise de Projetos; declarações para o Instituto do Meio Ambiente (IMA) ou Prefeitura; Defesa/Recurso e outros requerimentos do Programa Se Liga na Rede; envio da Declaração de Regularidade Sanitária; e de Nota Fiscal.
De acordo com o gerente Financeiro e Comercial, Leonel Seara Neto, o sistema também garante transparência aos processos, uma vez que protocolados eletronicamente o solicitante consegue acompanhar o trâmite, interagir, incluir documentos ou informações solicitadas para análise do caso e ainda, agendar vistoria. “Existe também a opção de cadastrar o número do celular ou e-mail, e assim, a pessoa irá receber notificação cada vez que o pedido sofrer atualização ou movimentação”, completou.
